Datenschutzerklärung zum Bewerbungsprozess über das Online-Karriereportal d.vinci
Diese Datenschutzerklärung umfasst das Karriereportal auf https://sowillicharbeiten.de/, welches von der Stadtwerke Heidelberg GmbH, Kurfürsten Anlage 42-50, 69155 Heidelberg, Deutschland, und den einzelnen der Stadtwerke Heidelberg GmbH zugehörigen Gesellschaften zur Verfügung gestellt wird. Die für die Nutzung der Webseite geltenden allgemeinen Datenschutzbestimmungen finden Sie unter https://www.sowillicharbeiten.de/datenschutz/.
Wenn Sie das Karriereportal nutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. „Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen. Mit der vorliegenden Datenschutzerklärung informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten.
1. Verantwortliche Stelle
Stadtwerke Heidelberg GmbH
Kurfürsten Anlage 42-50
69155 Heidelberg
E-Mail: info@swhd.de
Telefon: 06221 513-0
Weitere Informationen zu den Stadtwerken Heidelberg GmbH entnehmen Sie bitte den Impressumsangaben auf unseren Webseiten, z. B. unter https://www.swhd.de/impressum/.
2. Datenschutzbeauftragte
Für Fragen zum Datenschutz steht Ihnen unsere Konzern-Datenschutzbeauftragte zur Verfügung. Diese erreichen Sie unter
Stadtwerke Heidelberg GmbH
Konzern-Datenschutz
Kurfürsten Anlage 42-50
69155 Heidelberg
E-Mail: datenschutz@swhd.de
3. Allgemeines zur Datenverarbeitung
Wir erheben, verarbeiten und nutzen Ihre personenbezogenen Daten nur für die Zwecke der Durchführung des Bewerbungsprozesses. Ihre überlassenen personenbezogenen Daten werden zu keinen anderen Zwecken verarbeitet. Die Verarbeitung der überlassenen personenbezogenen Daten eines Bewerbers erfolgt nur für die Durchführung des Bewerbungsprozesses. Für die Durchführung des Bewerbungsprozesses werden nur Daten verarbeitet, welche der Bewerber freiwillig überlassen hat.
4. Datenverarbeitung im Detail
a) Bewerbungsprozess
Ihre uns über das Karriereportal überlassenen Bewerbungsdaten werden zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens gespeichert, ausgewertet, der ausgeschriebenen Stelle zugeordnet und intern an den für die Ausschreibung verantwortlichen Mitarbeiter weitergeleitet sowie zur Kontaktaufnahme mit Ihnen verwendet. Hierbei können nachfolgende personenbezogenen Daten von Ihnen betroffen sein:
- Stammdaten: Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Geburtsdatum,
- Adress- und Kontaktdaten,
- Gehaltsvorstellung,
- Lebenslauf, Anschreiben, zusätzliche Anlagen wie Zeugnisse, Teilnahmebescheinigungen von Schulungen oder Bescheinigungen über zusätzliche Qualifikationen, vorherige Beschäftigungsverhältnisse, Ausbildung(en), Sprachkenntnisse,
- Bewerbungsfoto
Optionale Eingabefelder sind durch einen Hinweis kenntlich gemacht.
Bitte achten Sie darauf, dass die uns über das Karriereportal von Ihnen übermittelten Daten wahrheitsgemäß, richtig, eindeutig und aktuell sind.
Neben den Personalverantwortlichen der verantwortlichen Stelle haben nur Mitarbeiter der Stadtwerke Heidelberg GmbH und/oder der jeweiligen Tochtergesellschaft Zugriff auf die von Ihnen überlassenen Bewerberdaten, die bei der Besetzung der Stelle, d.h. in den Bewerbungsprozess zwingend einbezogen werden müssen. Die Einsichtnahme der erforderlichen Mitarbeiter je Bewerbung ist über eingerichtete Berechtigungen abgesichert. Das im Karriereportal bestehende Berechtigungskonzept sorgt für rollenabhängige und lokale Einsichtsrechte. Grundsätzlich wird nur solchen Personen eine Einsichtnahme in Ihre Daten gewährt, welche für die Anliegen von Datenschutz und -sicherheit sensibilisiert sind und einer vertraglichen auferlegten Verschwiegenheitspflicht unterstehen. Ihre Bewerbungsdaten werden nicht an Dritte außerhalb der Stadtwerke Heidelberg GmbH weitergegeben.
Wir werden Sie in unserem Bewerbungsprozess nicht auffordern, uns sog. besonders schützenswerte personenbezogene Daten mitzuteilen. Sollten Sie uns jedoch derartige Informationen freiwillig zur Verfügung stellen, so verstehen wir dieses als eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und, dass Sie es uns erlauben, diese Informationen im Rahmen des Bewerbungsprozesses zu speichern und für die Zwecke des Bewerbungsprozesses zu verwenden.
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir aus datenschutzrechtlichen Gründen nur noch Onlinebewerbungen entgegennehmen können und Bewerbungen, die Sie uns per Post oder E-Mail zukommen lassen an den Absender zurücksenden.
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies zur Durchführung eines Bewerbungsverfahrens erforderlich ist (Art. 6 Abs. lit. b DSGVO i.V.m. Art. 88 DSGVO i.V.m § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG). Anschließend werden Ihre Daten von uns vollständig gelöscht, es sei denn, dass Sie im Falle eines Entfalls des Speicherzwecks einer darüber hinaus gehenden Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO zugestimmt haben. Ihre Bewerbungsdaten auf eine einzelne Stelle werden deshalb nach einer etwaigen Absage maximal sechs Monate gespeichert und danach von uns vollständig anonymisiert.
b) Bewerberpool
Sollten Sie aufgrund Ihrer Bewerbung eine Anfrage von uns erhalten, ob Sie in unseren Bewerberpool aufgenommen werden möchten, gibt es folgende Möglichkeiten:
- Sie stimmen der Poolaufnahme zu: Ihre Bewerbung einschließlich Ihrer personenbezogenen Daten werden für weitere 12 Monate in unserem Karriereportal gespeichert und anschließend vollständig gelöscht.
- Sie lehnen die Aufnahme ab: Ihre Bewerbung wird wie eine normale Absage behandelt, d.h. Ihre personenbezogenen Daten werden 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens vollständig gelöscht.
- Sie reagieren auf unsere Anfrage nicht innerhalb von 7 Tagen: dieser Fall gilt als Ablehnung und Ihre Bewerbung wird wie eine normale Absage behandelt, d.h. Ihre personenbezogenen Daten werden 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens vollständig gelöscht.
Sollten Sie im Anschluss an das Bewerbungsverfahren eine Anstellung in unserem Unternehmen erhalten, übernehmen wir Ihre Daten in unseren ordentlichen Personalverwaltungsprozess.
Zudem weisen wir Sie darauf hin, dass Sie auch jederzeit Ihre angegebenen Bewerbungsdaten innerhalb Ihrer Bewerbung selbständig ändern oder über die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten eine Löschung beantragen können. Wir führen die Löschung der Bewerbungsdaten dann umgehend durch.
c) Bereitstellung des Karriereportals und Erstellung von Logfiles
Wir arbeiten für die Datenspeicherung, Verwaltung und Verarbeitung Ihrer Daten mit dem Karriereportal der Firma d.vinci HR-Systems GmbH, Nagelsweg 37-39, 20097 Hamburg (im Folgenden „d.vinci“). d.vinci übernimmt im Auftrag der Stadtwerke Heidelberg GmbH das Hosting des Recruiting-Systems sowie die Wartung und Pflege im Einzelfall. In unserem Auftrag werden alle personenbezogenen Daten auf einem zertifizierten Server unseres Dienstleisters ausschließlich innerhalb Deutschlands gespeichert beziehungsweise verarbeitet. Mit d.vinci wurde die datenschutzrechtlich erforderlich Auftragsverarbeitungsvereinbarung geschlossen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung von d.vinci finden Sie unter https://www.dvinci.de/datenschutz/.
Durch die Nutzung des Karriereportals werden nur die personenbezogenen Daten verarbeitet, die Ihr Browser an den Server übermittelt und die für die Bereitstellung des Systems technisch erforderlich sind.
Bei jedem Zugriff auf das Karriereportal wird ein sog. Protokolldatensatz gespeichert (sogenannte Server-Logfiles). Dieser besteht aus:
- Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version,
- dem Betriebssystem des Nutzers,
- der IP-Adresse des anfragenden Rechners,
- dem Domainnamen des Internet-Service-Providers,
- dem Datum und der Uhrzeit des Zugriffs.
Die Daten werden zentral auf Servern von d.vinci innerhalb Deutschland gespeichert. Eine eigenständige Nutzung der Daten durch d.vinci sowie eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Bewerbers findet nicht statt.
Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung des Karriereportals an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Die weiteren Informationen werden benötigt, um das Karriereportal sicher zu gestalten, vor Angriffen zu schützen sowie die Funktionsweise sicherzustellen. In diesen Zwecken liegt das berechtigte Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung des Karriereportals ist dies nach der Beendigung Ihrer jeweiligen Sitzung der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung (max. sechs Monate) ist im Einzelfall möglich, soweit gesetzlich erforderlich. In diesem Fall erfolgt eine Anonymisierung in der Form, dass die IP-Adresse der Nutzer gelöscht oder verfremdet wird. Eine Zuordnung des aufrufenden Nutzers ist nicht mehr möglich. Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb des Karriereportals zwingend erforderlich. Es besteht deswegen seitens des Bewerbers keine Widerspruchsmöglichkeit.
5. Cookies
Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert werden. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen und können daher keine Schäden anrichten.
Ruft ein Nutzer eine Webseite auf, so kann ein Cookie auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert werden. Dieses Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Webseite ermöglicht. Unser Karriereportal verwendet keine eigenen Cookies.
6. Durchführung von Videointerviews
Zur Durchführung von Videointerviews nutzen wir innerhalb unserer Bewerbungsverfahren Microsoft Teams. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Wir haben einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung zur Nutzung des Dienstes abgeschlossen. Der Anbieter verfügt über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Microsoft Teams unter https://www.microsoft.com/de-de/privacy/privacystatement.
Die Einladung zu einem Videointerview erhält der Bewerber per E-Mail. Die Teilnahme erfolgt freiwillig und mit Ihrem Einverständnis, welches durch die Teilnahme bzw. dem Absenden der Videos gegeben wird. Rechtsgrundlage der Einwilligung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.
Die Verarbeitung erfolgt zu Zwecken der effizienten und übersichtlichen Abwicklung des Bewerbungsprozesses sowie die Bereitstellung einer digitalen Interviewmöglichkeit.
Sie haben jederzeit die Möglichkeit Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Durchführung von Videointerviews zu widerrufen. Der Widerruf ist jederzeit durch Angabe Ihrer Daten (E-Mail-Adresse und Vor- und Nachname) über eine Nachricht per E-Mail (bewerbung@swhd.de) an uns möglich. Nach Erhalt des Widerrufs werden wir die Videodatei schnellstmöglich löschen und Ihnen eine Bestätigung per E-Mail zusenden.
Sollten Sie kein Interesse an der Durchführung eines Videointerviews haben, entstehen Ihnen dadurch keine Nachteile im Bewerbungsverfahren.
7. Profil-Übernahme mittels XING oder LinkedIn / Upload Lebenslauf über Dropbox
Sie haben die Möglichkeit, für die Bewerbung Profilinformationen aus Ihrem XING oder LinkedIn-Profil zu übernehmen oder Ihren Lebenslauf direkt aus Dropbox hochzuladen. Sollten Sie durch Klick auf die jeweilige Schaltfläche im Bewerbungsprozess von dieser Möglichkeit Gebrauch machen, leiten wir Sie an den jeweiligen Anbieter weiter, und Sie werden vom Anbieter anschließend aufgefordert, sich
- bei der Plattform XING, ein Angebot der Xing SE, Dammtorstr. 30, 20354 Hamburg, Deutschland (im Folgenden „XING“),
- der Plattform LinkedIn, ein Angebot der LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland (im Folgenden „LinkedIn") oder
- bei Dropbox, ein Angebot der Dropbox International Unlimited Company, One Park Place, Floor 5, Upper Hatch Street, Dublin 2, Irland (im Folgenden „Dropbox")
anzumelden.
Anschließend bittet der jeweilige Anbieter Sie, der Stadtwerke Heidelberg GmbH den Zugriff auf Ihre Informationen aus Ihrem XING- / LinkedIn- Profil zu erlauben bzw. den Upload Ihres bei Dropbox hinterlegten Lebenslauf zu gestatten. Bei aktiver Einwilligung gegenüber dem jeweiligen Anbieter im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO werden u.a. folgende Daten aus Ihrem jeweils ausgewählten Profil an das Karriereportal übertragen:
- Name
- Adresse
- Geburtsdatum
- Telefondaten
- verifizierte E-Mail-Adresse
- Profilbild
- Fähigkeiten
- Lebenslauf
- URL zum XING-Profil / LinkedIn-Profil
Für diesen Vorgang sind jeweils XING, LinkedIn bzw. Dropbox verantwortlich und es gelten ausschließlich die Datenschutzbestimmungen von
XING: https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung, von
LinkedIn: https://de.linkedin.com/legal/privacy-policy bzw.
Dropbox: https://www.dropbox.com/privacy.
Wir haben weder Einfluss auf die von XING, LinkedIn bzw. Dropbox erhobenen Daten und Datenverarbeitungsvorgänge, noch ist der volle Umfang der Datenerhebung, die Zwecke der Verarbeitung, die Speicherfristen und der Speicherort bekannt. Auch zur Löschung der erhobenen Daten durch XING, LinkedIn bzw. Dropbox liegen keine Informationen vor.
Die Einbindung der Schnittstellen zu den Plattformen dient zur Vereinfachung des Bewerbungsprozesses. In diesem Zweck liegt das berechtigte Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Profilübernahme aus XING oder LinkedIn bzw. der Verarbeitung der von Dropbox hochgeladenen Lebensläufe. Die Weiterleitung an die jeweiligen Plattformen erfolgt erst nach Ihrem Klick auf die jeweilige Schaltfläche. Die Nutzung dieser Angebote ist freiwillig.
8. Betroffenenrechte
Wir weisen darauf hin, dass Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung die volle Kontrolle über Ihre der Stadtwerke Heidelberg GmbH überlassenen personenbezogenen Daten haben. Sie können jederzeit all Ihre angegebenen Daten sowie Ihre Bewerbung ändern, berichtigen oder löschen.
a) Auskunftsrecht und Recht auf Änderung Sie können jederzeit unter den unten angegebenen Kontaktdaten Auskunft über die in unserem Karriereportal von Ihnen gespeicherten und uns überlassenen Daten beantragen. Eine Veränderung der Daten durch uns erfolgt zu keinem Zeitpunkt, außer Sie beantragen dieses schriftlich, gerne per E-Mail an die unter Abschnitt 1 angegebene E-Mailadresse.
b) Löschung der Daten Daten im Zusammenhang mit einer konkreten Bewerbung auf eine offene Stelle werden spätestens nach einem Zeitraum von 6 Monaten gelöscht, es sei denn wir schließen mit Ihnen einen Arbeitsvertrag. Für weitere Informationen zur Dauer der Speicherung verweisen wir gerne auf Abschnitt 3. Sie können jederzeit eine schriftliche, gerne per E-Mail, Aufforderung zur Löschung Ihrer Daten bei uns beantragen.
Mehr Informationen zu Ihren weiteren Betroffenenrechten auf Basis der DSGVO finden Sie unter der allgemeinen Datenschutzerklärung der https://www.sowillicharbeiten.de/datenschutz/.
Im Einzelfall kann eine automatisierte Entscheidung für die Teilnahme an einem Bewerbungsverfahren eingerichtet werden. Dieses Verfahren wird systemseitig nur eingerichtet, sollte es im Einzelfall zwingend erforderlich sein, d.h. die ausgeschriebene Stelle entsprechende Anforderungen an den Bewerber haben. Sollten Anforderungen, deren Prüfung einer automatischen Entscheidungsfindung unterliegen, nicht vom Bewerber erfüllt werden, wird das Bewerbungsverfahren nicht weiter betrieben.
9. Verfügbarkeit und Änderungen
Im Rahmen der Fortentwicklung des Datenschutzrechts sowie technologischer oder organisatorischer Veränderungen werden die Datenschutzhinweise regelmäßig auf Anpassungs- oder Ergänzungsbedarf hin überprüft. Über Änderungen werden Sie insbesondere auf dieser Webseite unterrichtet.
Sie können diese Datenschutzerklärung speichern oder ausdrucken, indem Sie die entsprechenden Funktionen Ihres Browsers nutzen. Bei Unstimmigkeiten zwischen der fremdsprachigen und der deutschen Übersetzung gilt der deutsche Originaltext.
Stand: Januar 2025
